ISS retido na nota fiscal: quando marcar retenção e quem recolhe

O campo de retenção do ISS é o que mais trava gente na hora de emitir. Marcar sem precisar significa receber menos do que devia. Não marcar quando o cliente vai reter significa discussão depois. E, para o MEI, existe uma regra específica que quase ninguém conhece.

O que é ISS retido na fonte

Normalmente, quem recolhe o ISS é o prestador do serviço. Na retenção na fonte, essa responsabilidade passa para o tomador: ele desconta o imposto do valor a pagar e recolhe ao município.

O mecanismo tem base na Lei Complementar 116/2003, que permite aos municípios atribuir ao tomador a responsabilidade pelo crédito tributário, e define em quais casos o imposto é devido no local da prestação e não no do estabelecimento do prestador.

Na prática: você emite uma nota de R$ 1.000 com ISS retido de 5%. O cliente paga R$ 950 a você e recolhe R$ 50 ao município. O imposto foi pago — só que não por você.

Quem decide se tem retenção

Não é escolha do prestador nem do cliente. Depende de dois fatores:

• A lei do município onde o ISS é devido, que define quais tomadores são responsáveis pela retenção.
• O tipo de serviço, porque a lista da LC 116 determina, para certas atividades, que o imposto é devido no município onde o serviço é prestado.

Órgãos públicos, instituições financeiras e empresas de porte maior costumam ter obrigação de reter. Se o contratante é uma dessas, ele normalmente informa isso no contrato ou no pedido de compra. Na dúvida, pergunte antes de emitir — depois da nota emitida, corrigir exige cancelamento ou substituição.

A regra do MEI

Aqui está a informação que evita pagamento em duplicidade: durante a opção pelo SIMEI, não se aplicam ao MEI as retenções de ISS sobre os serviços prestados. É o art. 103, inciso IV, da Resolução CGSN nº 140/2018, com base na Lei Complementar 123/2006.

O motivo é direto: o ISS do MEI já está embutido no valor fixo do DAS mensal. Se o tomador ainda assim retiver, o mesmo imposto é pago duas vezes.

Para reduzir esse risco, a prática recomendada é registrar na descrição da nota uma observação com o teor de "empresa optante pelo SIMEI, não sujeita à retenção do ISS nos termos do art. 103, inc. IV, da Resolução CGSN nº 140/2018". Não é um truque para pagar menos imposto: é a informação que o departamento fiscal do cliente precisa para não reter algo que não é devido.

Se o cliente reteve mesmo assim, converse antes de escalar. Muitas vezes é parametrização do sistema dele, resolvida com o texto da resolução em mãos.

Um cuidado à parte: cessão de mão de obra

Existe uma situação em que a contratação de MEI tem efeito previdenciário. O MEI só pode ser contratado como cedente de mão de obra em um conjunto restrito de atividades — hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e manutenção ou reparo de veículos. Nessas hipóteses, a empresa contratante passa a ter obrigações previdenciárias próprias em relação ao valor pago.

Isso é obrigação do tomador e não se confunde com retenção de ISS na sua nota. Se o seu caso é esse, vale confirmar o tratamento com quem cuida da folha da empresa contratante.

ME e EPP no Simples Nacional

Para microempresa e empresa de pequeno porte, a retenção de ISS existe normalmente, seguindo a regra municipal. A diferença está no preenchimento: quando há retenção, o emissor exige que a alíquota seja informada; quando não há, informar alíquota gera rejeição — é a lógica por trás do código E0625, que recusa a alíquota informada sem indicação de retenção do ISSQN.

Ou seja: no padrão nacional, alíquota e retenção andam juntas. Preencher só um dos dois derruba a nota.

Como conferir se a retenção foi mesmo recolhida

Quando há retenção legítima, a responsabilidade pelo recolhimento é do tomador — mas o histórico fica ligado à sua nota. Duas conferências simples protegem você:

• Peça o comprovante de recolhimento do ISS retido, ou pelo menos a informação de qual competência ele foi incluído. Empresas organizadas fornecem sem discussão.
• Confira a nota na consulta pública pela chave de acesso. Ali aparece como o documento foi registrado, incluindo a indicação de retenção.

Se o tomador reteve e não recolheu, o problema é dele perante o município — mas quem recebe a cobrança inicial, muitas vezes, é o prestador que aparece na nota. Guardar o comprovante encurta essa conversa.

Não confunda ISS com as retenções federais

Contratos com pessoa jurídica costumam trazer também IRRF, CSLL, PIS e COFINS. São tributos federais, com campos próprios na emissão completa, e nada têm a ver com o campo de ISS retido. Empresas do Simples Nacional têm tratamento específico para vários deles. Marcar retenção federal por engano reduz o valor líquido da nota sem que exista obrigação correspondente.

Como preencher sem errar

• Pergunte ao cliente, antes de emitir, se ele fará retenção de ISS. Uma frase no e-mail resolve.
• Se você é MEI, o padrão é não haver retenção de ISS. Inclua a observação na descrição da nota.
• Se você é ME ou EPP, marque a retenção apenas quando ela existir, e informe a alíquota junto.
• Confira o valor líquido antes de transmitir. Ele é o que você vai receber.
• Guarde o comprovante de recolhimento do tomador quando houver retenção. É o documento que prova que o imposto foi pago.

Regra municipal muda e há particularidades por atividade. Quando o contrato for grande ou o tomador for órgão público, confirme o tratamento com a prefeitura ou com um profissional antes de emitir — errar aqui custa mais do que a consulta. Para a rotina do dia a dia, o Contabilidade Grátis já ajusta os campos de retenção conforme o regime informado, evitando as rejeições mais comuns.